Sjekkliste før ferien
Får kundene dine hjelpen de trenger i ferien? Klarer du å lade batteriene? Er innboksen stappfull i august? Vi har utarbeidet en nyttig sjekkliste for deg som ønsker fullt utbytte, uten å være delvis på jobb i ferien.
Ferietid er viktig. Det å ta seg en god ferie er viktig både for helse og produktivitet. Derfor er det lurt å legge til rette for å få best utbytte av fritiden, og vi har noen gode tips til forberedelser.
1. Få kontroll!
Ta en gjennomgang av dine pågående prosjekter, saker, oppgaver og møter. Lag deretter en liste over arbeid (1.) du kan få unnagjort før ferien, (2.) du kan igangsette og eventuelt delegere videre til en kollega, og (3.) du kan vente med til du er tilbake. Nå sitter du igjen med en prioriteringsliste, og kan enkelt booke inn passende tid i kalenderen.
2. Gi kunden klare forventninger om behandlingstid
For en kunde kan det være veldig frustrerende å ikke finne informasjon om avvikende åpningstider og behandlingstid i ferieperioden. Derfor er det viktig å gi klare forventninger slik at kundene dine vet hva de skal forholde seg til. Send gjerne ut et nyhetsbrev med informasjon om redusert bemanning, lenger behandlingstid, og i hvilke kanaler kundene bør henvende seg. Oppdater også bedriftens nettside, sosiale medier, og gjerne autosvaret i kundeservicesystemet med denne informasjonen.
3. Benytt fraværsassistent i e-postklienten
Skriv en automatisk fraværsmelding som forklarer at du er på ferie, og på hvilket tidspunkt du er tilbake. Henvis til sentralbord eller kundeservice som kan bistå kundene videre. Tips: be kunden om å sette deg på kopi i e-posten til supportavdelingen. På den måten har du oversikt over om saker er tatt hånd om av en kundeservicemedarbeider, og du kan følge saksgangen og kunden når du er tilbake.
Eksempel på fraværsmelding:
«Hei! Jeg er på ferie, og er tilbake dd.mm.
Hvis det haster, vennligst kontakt kundeservice/support på tlf. 4000 1900 eller på e-post crm.support@cloudconnection.no, så vil de hjelpe deg videre. Sett meg gjerne på kopi i henvendelsen, så er jeg oppdatert når jeg kommer tilbake.»
4. Et godt kundeservicesystem
Vårt siste punkt i denne sjekklisten er det viktigste; et ryddig og oppdatert kundeservice/CRM-system. Kvaliteten her gjenspeiles i hvilket arbeid som legges ned i systemene gjennom resten av året. Dette er arbeid som selvsagt bør foregå kontinuerlig. Om du gjennom hele året sørger for god datakvalitet og at all korrespondanse lagres, blir det enkelt for dine medarbeidere å se historikk og dermed hjelpe kunden videre. Lagre derfor all aktivitet i kundeservice/CRM-systemet. Med et kundeservicesystem vil kundene også henvende seg til bedriften, og ikke til enkeltpersoner. Da er det enklere å fordele ansvar i ferien. I tillegg vil dette arbeidet gi en god oversikt over i hvilken grad kunder er fornøyd med produkter, tjenester og oppfølging. Det gjør det lettere å lage et «årshjul» for kundeaktiviteter. Om kunden får god oppfølging gjennom hele året, er sannsynligheten for ‘kriser’ i sommerferien mindre!