MBA Entreprenør har skapt større tilgjengelighet med Visma Net ERP

Forbedret tilgjengelighet for byggeplassledere og prosjektledere

MBA Entreprenør AS er en allsidig bygningsentreprenør lokalisert i Mo i Rana. De tar på seg små og store oppdrag for alt av private og offentlige byggherrer. MBA er en ildsjel når det gjelder opplæring av egne ansatte og rekruttering. Over 80 lærlinger har fått sin fagopplæring i selskapet, og siden 2012 har disse vunnet hele 8 nordnorske mesterskap i byggfag.

1. september 2022 byttet MBA ERP-system, og gikk fra Visma Business til Visma Net ERP. Administrasjonssjef Eva Karoliussen og prosjektadministrator Ann-Hege Hildal, forteller hvorfor overgangen var nødvendig.

Serveren kunne ikke levere

MBA Entreprenør jobbet tidligere med serverbaserte systemer og brukte Visma Business og Visma Lønn.

Behovet for å være mer tilgjengelig var ikke kompatibelt med en server som hele tiden ble full. De visste allerede at prosjektmodulen, Project Accounting, i Visma Net kunne automatisere flere av de manuelle oppgavene deres. Men for å ta i bruk Project Accounting, måtte de opp i skyen. Da de i tillegg mottok beskjeden om at Visma Lønn legges ned, ønsket de å rigge seg for fremtiden som plutselig var her.

– Vi måtte bli mer tilgjengelige på byggeplasser for blant annet byggeplassledere og prosjektledere. Det var utfordrende med en server som stadig gikk full. De som attesterer og godkjenner fakturaer må ha muligheten til å gjøre det i fart, og slippe å logge inn på en server, forteller Eva.

Selskapet brukte allerede SmartDok som timeregistreringssystem, OneStop Reporting til rapportering, og visste at begge disse systemene fungerte godt sammen med Vismas systemer. Ønsket var å beholde det som allerede fungerte godt, og samtidig ruste seg for fremtiden ved å flytte systemene som fortsatt var på server opp i skyen.

At IT-sikkerheten i skyen blir ivaretatt på et helt annet nivå, var heller ikke å forakte.

– Vi merker at vi har kunnet sende skuldrene betydelig når det kommer til datasikkerheten vår. Det er godt å vite at den er tatt hånd om av leverandøren.

Sømløst systembytte

– Vi har hele tiden fått svar om det har dukket opp noe vi har lurt på og har hatt veldig god dialog med partneren vår, Cloud Connection, hele veien. Vi har fått masse god hjelp av kontaktpersonen vår, og sammen har vi funnet de beste løsningene for oss, forteller de Ann-Hege.

Noe av det MBA nå sparer mest tid på er fakturaflyten. Med oppsatte regler og rutiner går både inngående fakturaer og fakturaflyten veldig mye raskere, og de kan opprette nye leverandører og kunder i fart.

Prosjektmodulen har fjernet mye manuelt arbeid. Tidligere måtte det lages grunnlag og PDF-er som ble videresendt for å igjen fylle inn informasjon til fakturering. Nå er dette noe som skjer direkte fra prosjektmodulen. Det har ført til mindre arbeid på byggeledere og prosjektledere, slik at de kan bruke tiden sin på viktigere oppgaver og rett og slett bygge mer.

Eva og Ann-Hege forteller at ambisjonen videre, er å sette opp flere regler for mer automatisk arbeid som vil legge til rette for videre vekst. De vil tilrettelegge for gode interne kurs, slik at de kan effektivisere flere oppgaver enda mer og fjerne flaskehalser.

Gode råd til deg som tenker på å bytte økonomisystem

Eva har fire råd som kommer godt med når dere skal sette i gang med
endringsprosessen og gå over til et nytt system.

• Når du skal implementere noe nytt, er det kjempeviktig at de personene som faktisk skal bruke systemet er involvert underveis. Ledelsen kan ikke sitte isolert og ta alle avgjørelsene. Vi har for eksempel valgt å ha med prosjekt og anleggsledere i prosessen, slik at de har sett systemet og fått muligheten til å komme med innspill. Hele administrasjonen har vært tett på hele veien.
• Begynn å tenke hva overgangen vil innebære tidlig. Det er ikke bare å knipse i fingrene. En slik overgang tar tid og innebærer flere faser.
• Gjør noen tanker om rydding i forkant. Hva skal dere ha med videre?
• Gjør overgangen til noe spennende og artig! Og husk å gi masse skryt underveis. Da går det meste bra.