1410 Varulager - som standard hämtas det från artikelns bokföringsklass. Det kan styras olika beroende på inställningar.

2996 Varor mottagna, faktura ej mottagen

1795 Varor levererade, ej fakturerade (Detta används för att få kostnader i samma period som intäkter om detta inte är inställt i systemet, påverkar kostnadskonto 4XXX istället. Kostnaden och intäkten bokförs samtidigt när en faktura Frisläpps och får status Öppen.)

4059 Kostnad för varor

4990 Förändring av lager (Används vid manuella uttag och inventering, lageruttag, manuella korrigeringar.

Standard lagerprincip är FIFO (Först in, Först ut)

 

Inköp

Inköp

Först skapas en inköpsorder (Inköp → Transaktioner → Inköpsorder). Här sker ingen bokföring.

 

Inleverans

(Inköp → Transaktioner → Inleveranser)

Kredit 2996
Debet 1410

 

Koppla faktura till Inleverans

(Leverantörsreskontra → Leverantörsfakturor)

Kostnaden är densamma på leverantörsfakturan som på inleveransen:

Debet 2996

Debet moms om det finns moms

Kredit 2440

Gå till Inköp → "Visa hela menyn" → Rapporter → Periodiseringsöversikt inleveranser för avstämning av varor som har mottagits men inte matchats mot faktura.

 

Försäljning

Försäljningsorder

Först skapas en försäljningsorder (Order → Transaktioner → Försäljningsordrar). Här sker ingen bokföring.

 

Utleverans

(Order → Transaktioner → Utleverans)

Debet: 1795

Kredit: 1410

 

Faktura skapas

(En rad per artikel för konton 3XXX, 4XXX och 1795)

Debet: 1510

Kredit: 3XXX

Kredit 1795 (kostnad för varor)

Debet: 4XXX

Kredit: 26XX

 

Olika scenarier som påverkar bokföringen

Inköp

Inleverans och faktura har olika pris. Varan kostar mer eller mindre än vad varumottagandet säger.

Högre pris

Inleveransen är på 100 kr, leverantörsfakturan är på 110 kr.

En automatisk lagerjustering sker i logistiken när du frisläpper fakturan som är kopplad till inleveransen. (Lagerjusteringar)

Kredit 2996 10 kr

Debet 1410 10 kr

Själva fakturan frisläpps och bokföringen blir:

Debet 2996: 110 kr

Debet moms om tillämpligt, i detta fall inget

Kredit 2440: 110 kr

Lägre pris:

Inleveransen är på 100 kr, fakturan är på 90 kr.

En automatisk lagerjustering sker i logistikmodulen när du frisläpper fakturan som är kopplad till inleveransen. (Lagerjusteringar)

Debet 2996 10 kr

Kredit 1410 10 kr

Själva fakturan frisläpps och bokföringen blir:

Debet 2996: 90 kr

Kredit 2440: 90 kr

 

Vid avstämning finns en stor summa på 2996

Orsaken till detta är troligen att det finns inleveranser som inte har matchats mot leverantörsfakturor.

Gå till Inköp → "Visa hela menyn" → Rapporter → Periodiseringsöversikt inleveranser för avstämning av varor som har mottagits men inte matchats mot faktura.

Så här korrigeras det när inleveranser inte matchas mot leverantörsfakturor och den ursprungliga leverantörsfakturan har bokförts direkt mot konto 4xxx (eller ett annat konto som motkonto till 2440 leverantörsreskontra):

Skapa en fiktiv leverantörsfaktura.

Klicka på Lägg till inleverans.

Markera alla inleveranser som ska matchas (de som tidigare har bokförts direkt mot ett annat konto).

Lägg till en ny rad när alla inleveransen har lagts till med -1 i antal och den totala summan baserat på alla inleveranser och sätt "Konto" till det konto där den ursprungliga kostnaden bokfördes.

Frisläpp och 2996 balanseras och kostnadskontot balanseras. Kostnaden för varorna kommer sedan från varor som har levererats och fakturerats (frisläppts).

Exempel på en leverantörsfaktura där inleveransen har lagts till och en rad för att dra ut kostnaden från kostnadskontot.

 

Olika scenarier som påverkar bokföringen

Försäljning

Det finns två orsaker till varför konto 1795 har ett saldo i slutet av en månad.

1. Varor har levererats, men det har inte skapats en frisläppt faktura (status Öppen).

Översikt över utleveranser som har levererats men inte fakturerats hittar du genom att gå till Order → Rutiner → Behandla utleveranser. I fältet Åtgärder väljer du "Förbered faktura". Alla utleveranser här har skapat bokföring på Debet 1795 för kostnad för varor och Kredit 1410, samt det verkliga värdet baserat på FIFO.

2. Faktura har skapats men inte frisläppts (fakturan är då i status Balanserad). Frisläpp fakturan, och 1795 nollställs mot kostnadskontot.

 

Så här fungerar uppskjuten kostnadsföring.

Inköpsorder skapas (ingen bokföring).

Varor anländer till lagret: Inleverans skapas och frisläpps (bokföring Debet 1410 Varulager och Kredit 2996 varor mottagna, faktura inte mottagen).

Inkommande faktura: Varumottagandet kopplas till inköpsfakturan med "Lägg till varumottagande" och uppdateras (konto D2440 leverantörsreskontra och D2996 Varor mottagna, faktura inte mottagen).

 

När varan säljs

Försäljningsorder skapas (ingen bokföring).

Utleverans skapas: Bekräftas/frisläpps med lageruttag (bokföring av kostnad för varor Kredit 1410 Varulager och Debet 1795 Varor levererade, ej fakturerade).

 

Faktura skapas (Status Balanserad: Ingen bokföring).

Fakturan uppdateras: (Status Öppen: bokföring Debet 1510 Kundfordringar, Kredit 3xxx Försäljningsintäkter, Kredit 1795 Varor levererade, ej fakturerade, Debet 4xxx Kostnad för varor och 2xxx moms-konto).

OBS! Konsekvensen av att direkt bokföra leverantörsfakturan är dubbla kostnader på kostnadskontot. Först har kostnaden bokförts på 4xxx och sedan säljs/levereras/faktureras varor, vilket igen leder till kostnader på kostnadskontot 4xxx.