1. Logg inn på SuperOffice og åpne administratorklienten ved å klikke på Innstillinger og Vedlikehold. 

 

2. Velg 'Chat' på venstremenyen, og klikk 'Legg til'. 

 

3. Legg til Chatkanal

- Egenskaper 

1. Start med å gi den nye Chatkanalen din et navn.  
2. Sett deretter hvilket språk du ønsker at kanalen skal ha. 
3. Merkelapp: 'Boblen' som dukker opp på nettsiden etter at kanalen er publisert. 

4. Beskrivelse: Legg til en beskrivelse av Chat kanalen. 

5. Legg inn varslinger ved ny Chat, her bestemmer du hvor lang tid det skal ta før en av de aktive agentene blir varslet ved en innkommende ny Chat.  
Man kan også legge inn tid på varsling til leder. Altså hvis det kommer inn en ny Chat, og denne ikke blir håndtert, vil leder få varsel etter en viss tid. 

6. Du kan også definere åpningstider og når dere er tilgjengelige for chat.

Da unngår du at personer som vil kontakte dere opplever å bli ignorert. I stedet blir de som kontakter dere utenfor åpningstidene møtt av et skjema og slipper vente forgjeves på at noen skal svare på Chatten.
Dette krever at man setter opp et 'Frakoblet skjema' for Chat når man ikke er tilgjengelig. 

 

- Agent 

Under fanen Agent kan du gi brukere tilgang til en Chatkanal og angi hvilke tillatelser de skal ha i Chat.

Slik legger du til en ny agent:

1. Klikk på listen til venstre for Legg til-knappen og velg en bruker.
2. Klikk på Legg til. Brukeren legges til i listen over agenter og har tilgang til den valgte Chat-kanalen.
3. Velg én eller flere av følgende tillatelser:
   • Kan besvare: Agenten kan svare på innkommende Chatsamtaler i denne kanalen.
   • Varslinger: Agenten vil motta varslinger hvis han/hun er til stede.
   • Kan lytte: Agenten kan åpne og overvåke den pågående Chatsamtalen til en annen agent.
   • Leder: Agenten vil få ledervarslinger. Denne tillatelsen kan brukes for teamledere osv.
4. Gjenta trinn 1–3 for hver agent du vil legge til.

 

 

- Utseende på Chatvindu 

 I denne fanen kan du spesifisere Chat vinduets utseende og meldingene som blir synlige for kunden. 

Du kan justere diverse parametere, som er forklart her én etter én:

1. Tema: Du kan velge mellom to forhåndsdefinerte temaer for Chatvinduet, “Klassisk” og “Moderne”.

2. Farge: Velg basisfarge for Chatvinduet. Velg den i fargepanelet ved å trykke på Fargeboks eller definer ønsket farge ved å bruke RGB-kode.

3. Størrelse på Chatvindu: Her kan du velge mellom normal eller stor. 

4. Skrifttype: Velg en skrifttype fra de 8 mest brukte for Chatvinduet.
 OBS! Farge- og Skriftinnstillinger kommer til å overstyre farge og skrifttype, som er definert i det valgte temaet.

5. Vis logo: Velg dette alternativet for å vise et bilde i overskriften til Chatvinduet. For å legge til et bilde klikk på lenken for å laste opp bildet eller dra og slipp en fil.

6.Vis agent bilde: Velg dette alternativet for å vise agentens bilde i chatvinduet. Når en agent har svart på en ny chat, blir overskriftslogoen og overskriftsteksten erstattet med agentens bilde og navn.

OBS! Agent må ha et personlig bilde på kontaktkort for at det skal vises i chatten.

7.Overskrift: Skriv inn en kort* velkomsttekst for å den synlig i chatvinduets overskrift.

8. Melding: Skriv inn en kort* melding for å vise den under overskriften.

         * Anbefaling: ikke mer enn 45 tegn.

9. Egendefinert kømelding: Du har også muligheten til å legge inn en egendefinert kømelding for når kunden starter en Chatsamtale med dere, her er det også variabler man kan benytte for å si noe om hvilken plass kunden har i køen, og hvor lang ventetiden er. 

Slik ser standardmeldingen ut i dag. 

 

- Frakoblet skjema 

1. Hvis ingen agenter er tilgjengelig på Chat, er det mulig å legge opp et frakoblet skjema som forteller kunden at Chat for øyeblikket ikke er aktiv.

2. Legg inn en melding til kunden. 

3. Her kan man aktivere saksregistrering, da kan kunden legge inn kontaktinformasjon og en melding, slik at dette kommer inn som en sak i Service. Aktiverer man saksregistrering kan man si noe om hvilken Sakskategori saken skal komme inn som, samt hvilken Saksprioritet saken skal ha. 

4. Ved aktivering av saksregistrering setter man også hvilke obligatoriske felter kunden må fylle inn for å sende inn en sak. 

 

- Startskjema for Chat 
 

I fanen Startskjema for Chat kan du definere hvordan kundene skal identifisere seg (eller ikke) i Chatsamtalen. I tillegg kan du aktivere automatiske FAQ-forslag fra SuperOffice Service.

1.Aktiver FAQ-forslag før Chat: Hvis du aktiverer FAQ-forslag, vil de topp tre FAQene som samsvarer med kundens melding, vises i chatvinduet før chatsamtalen. Kunden kan klikke på FAQ-koblingene for å vise de fullstendige FAQene i SuperOffice Customer Centre. Hvis ingen av de forslåtte FAQene svarer på spørsmålene deres, kan de velge å starte chatsamtalen.

• FAQ-mappe: Velg mappen som inneholder FAQene (og undermapper med FAQer) som skulle vises til kundene. Bare FAQer som har vært publisert og er tilgjengelige for alle (ingen pålogging påkrevd), vises til kundene.

2. Aktiver startskjema for chat for anonyme brukere: Velg dette alternativet hvis kundene må identifisere seg før de starter Chatsamtalen. La dette alternativet stå umerket hvis kundene skal kunne starte Chatsamtalen direkte.

3. Melding: Skriv en melding til kunden. Eksempel: "Hei! Takk for at du kontakter oss. Hva kan vi hjelpe deg med?"

4.Obligatoriske felt for å starte Chat: Velg informasjonen kunden må angi for å starte chatsamtalen.

5. Be om samtykke for å lagre data: I forbindelse med GDPR er kommet en funksjon i Chat som ber om samtykke til å lagre data, denne haken er knyttet mot Personvern innstillingene i SuperOffice administrator, da formålnavn 'Salg og kundeservice'. 
Godkjenningsteksten som ligger her, er den som vil fylles ut i (Samtykketeksten) i Chatvinduet, da knyttet opp mot URL for ekstern personvernerklæring. 
Hver nye Chatsamtale vil automatisk samle samtykke gjennom startskjema for Chatten, og dermed blir dette dokumentert på kundens personkort med Hjemmel ' Berettiget interesse' og Kilde 'Chatsamtale'

 

- Sluttskjema for chat

Når kunden eller agenten avslutter chatsamtalen, kan du vise et sluttskjema for chatsamtalen med ytterligere informasjon og valget om å motta en logg av samtalen.

Følgende felt er tilgjengelige i fanen Sluttskjema for chat:

1. Aktiver sluttskjema for chat: Velg dette alternativet for å vise sluttskjemaet for chatsamtalen til kunden når samtalen er avsluttet.

2. Overskrift: Skriv inn en kort overskriftstekst.

3. Melding: Skriv en kort melding til kunden.

4. Aktiver chatlogg: Velg dette alternativet for å aktivere chatloggen. Kunden kan angi en e-postadresse som loggen vil bli sendt til. Svarmalen for chatloggen finnes i SuperOffice Service i kunnskapsbasen, under svarmal.