Denna artikel förklarar hur vi kan behandla inkommande leverantörsfakturor i fakturainkorgen i Visma.net. 

I fakturainkorgen kommer automatiskt elektroniska fakturor in genom skanningstjänster och mailadress för fakturor. Fakturan matchas automatiskt mot leverantörer från registret i Visma.net ERP, denna matchning sker genom att kontrollera organisationsnummer och kontonummer på fakturan som tas emot, mot det som finns på leverantören i registret. 

 

Du hittar fönstret fakturainkorgen genom menyvalet: Leverantörsreskontra -> Rutiner -> Fakturainkorg 

Här finns det tre statusar som vi kan filtrera olika fakturor på: 

1. Ny = nya leverantörsfakturor som är klara för att behandla 

2. Blockerad = Ny leverantörsfakturor som systemet inte kan koppla mot en leverantör. Man kan behöva upprätta koppling och knyta leverantören till fakturan för att behandla vidare. 

3. Fel = Ny leverantörsfaktura som har avvikande belopp eller orderlinjer, vilket behöver rättas till för att fakturan ska kunna behandlas. 

Tips: Markera fakturalinjen och klicka på Visa detaljer för att se ytterligare information om fakturan, samt tillhörande PDF. 

 

Hur behandlar vi fakturor med status ”Ny”? 

Fakturor med status ”Ny” har fått en leverantör knuten till sig och är klar för att behandlas i systemet. 

Det finns följande behandlingsval: 

• Parkera = Leverantörsfaktura är upprättad, men satt med dokumentstatus ”Parkerad”. Detta ger möjlighet att göra förändringar på fakturan före att den skickas på godkännande och/eller bokförs. 

• Frisläpp = Leverantörsfakturan blir upprättad och frisläpps/bokförs direkt. Ingen ändring är möjlig. 

• Skicka till Approval = Leverantörsfakturan blir upprättad och skickad till Approval för godkännande. 

• Exkludera från processen = Leverantörsfakturan blir inte upprättad och ignoreras från vidare behandling. 

Kontrollera aktuella fakturor och klicka på ”Behandla” när fakturan ska behandlas. 

 

Hur behandlar vi fakturor med status ”Blockerad”? 

 

Som nämnt tidigare, har blockerade fakturor inte klarat av att hitta en leverantör som kan kopplas på fakturan. Anledningen kan vara att det är skillnad på gammal och ny leverantörsinformation, eller att leverantören helt enkelt inte finns i systemet. 

Börja med att kontrollera om leverantören finns i leverantörsregistret. Klicka på kolumnen ”Leverantör” för att söka efter företaget (kom ihåg att det hämtade företagsnamnet från fakturan finns under en annan kolumn som också den heter ”Leverantör”) 

Om du inte hittar leverantören och kan knyta denna till fakturan, kan du upprätta en ny leverantör genom att markera den aktuella fakturan och klicka på ”Skapa leverantör”. 

 

Systemet kommer att ta leverantörsuppgifterna från den elektroniska fakturan och automatiskt fylla i på leverantörskortet. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och klicka på ”Spara och stäng”. 

 

Den nya leverantören kommer nu bli knuten till fakturan och systemet kommer att känna igen denna leverantör och automatiskt koppla leverantören nästa gång. 

Klicka på spara-knappen för att fakturan nu ska ändras från ”Blockerad” till ”Ny”. 

Följ därefter anvisningarna ovan för att se hur vi behandlar fakturor med status ”Ny” här ovan. 

 

Under Leverantörsreskontra -> Egenskaper -> Leverantörsreskontra kan vi kontrollera vilken validering av leverantören som görs i Fakturainkorgen. Här går det också att lägga till eller ändra valideringen för att det ska bli optimalt för er organisation.