Om du är intresserad av att komma i gång med integration till Visma Lön kan du läsa mer här eller ta kontakt med oss: Visma Lön Integration  

Reseräkning exporteras i fel månad

Det som bestämmer vilken månad reseräkningen tillhör och därmed följer med respektive exportfil är reseräkningens Godkännandedatum. Viktigt att känna till och att komma ihåg är att det inte går att välja godkännandedatum manuellt. Godkännandedatum blir automatiskt den innevarande dagens datum när du placerar reseräkningen i en status som i systeminställningarna definieras som Godkänd.  

Exempel 

Fråga: Det fattas reseräkningar i den filen jag exporterat från Project Management och importerat i lönekörningen som ska betalas ut i maj. Varför? Reseräkningarna har registreringsdatum i april samt är godkända och mina exportinställningar är inställda på "Förra månaden" så dessa borde väl komma med? Se bild.  

  

Svar: Det stämmer att reseräkningarna är godkända och daterade i april, men exportfil tar enbart med de reseräkningar där godkännandedatum är daterat i april vid exportinställningarna av Tidsperiod - ”förra månaden” hänvisar till reseräkningar som har Godkännandedatum i föregående månad.  

Det går inte att manuellt sätta tillbaka godkännandedatum i en annan månad för att kunna exportera reseräkningarna. Lösningen blir att mata in reseräkningarna manuellt på lönebeskedet eller vänta tills nästa lönekörning med att betala ut reseräkning via exportfilen.  

Företaget kan undvika missförstånd och dessa problem genom att den som ansvarar för lönekörning eller godkännande av reseräkningar går in och godkänner reseräkningar senast per den sista dagen i månaden.  

Reseräkning exporteras dubbelt (2 olika månader)

Vid de tillfällen en och samma reseräkning exporteras i 2 olika månader är det med största sannolikhet för att godkännandedatum har blivit ändrat sedan den första exporten av reseräkningen genomfördes. Godkännandedatumet ändras nämligen vid varje flytt till en systemstatus som är markerad som ”Godkänd”.  

Detta kan ske när inställningarna är uppsatta med fler än 1 status som är markerad med Godkänd. Detta är vanligt om organisationen arbetar med att ha en status för ”Godkänd” samt en status för ”Utbetald”, se på exempelbild nedan.  

När en reseräkning placeras i status Godkänd så kommer reseräkningen få innevarande dagens datum som godkännandedatum. När du flyttar reseräkningen från Godkänd till Utbetald så kommer reseräkningens godkännandedatum uppdateras - samma gäller om den flyttas bakåt från Utbetald till Godkänd.  

Det innebär att om företaget arbetar med 2 statusar som har markering som Godkänd i inställningarna är det väldigt viktigt att vara noga med på vilket datum som reseräkningen flyttas från Godkänd till Utbetald. Det behöver inte nödvändigtvis vara under samma dag, men det behöver vara inom samma kalendermånad annars kommer reseräkningen exporteras i nästkommande fil i och med det nya godkännandedatumet. Därav rekommenderar vi att inte arbeta på det sättet då det enkelt skapar problem och extra arbete. 

Reseräkning saknas i exportfilen  

Om det är så att reseräkningar saknas i exportfilen kontrollera följande: 

Kontrollera att användaren vars reseräkning saknas har klickat på knappen ”Skapa reseräkning”, enligt bilden nedan. Denna knapp exponeras enbart för den specifika användaren, och det går därmed inte som administratör att kontrollera om det finns utlägg som inte skapats ännu. 

Detta måste ske för att ansvarig för godkännande av reseräkningen ska få reseräkningen till som för vidare hantering.   

Observera att knappen inte är tillgänglig för någon annan än användaren själv i Project Management.

  

  

Har reseräkningen blivit skapad av användaren men ändå inte finns i filen: 

Kontrollera reseräkningens godkännandedatum via Rapportgenerator → Tid och Utlägg → Resor → Reseräkningar att det finns ett godkännande datum som också ligger i rätt period som exporteras.